Retrospective 101

June 7th, 2016

เราทำ sprint กันมา ก็ sprint ที่ 60 กว่าละ (สำหรับ Product ปัจจุบัน) สิ่งหนึ่งที่เราทำกันตลอดภายในทีม คือ ปลุกความ self-managing ในตัวคุณ และนี่ก็จะเป็นอีกครั้ง ที่เราจะลองให้แต่ละคนในทีม เปลี่ยนตัวเองเป็น Facilitator นอกจากจะได้ฝึก self-managing แล้ว ยังเพิ่มอรรถรสในการทำงานด้วย ฮ่าๆ

ก่อนอื่น ต้องมาเข้าใจกันก่อนว่า Retrospective คือ พิธีกรรมที่สำคัญที่สุดของการทำ Scrum เพราะมันคือจุดที่ทำให้เราได้พัฒนาตัวเองไปพร้อมๆ กัน ทำงานแล้วเราก็ทำให้ดีขึ้นทุกๆ วัน ผลของการทำ Retrospective (ที่ดี) จะทำให้เราสามารถนำไปใช้ใน sprint ถัดไปได้ และทีมที่ดี ก็ต้อง follow up ผลของ Retrosective ร่วมกันด้วย โดยปกติ scrum master จะเป็นคน facilitate ให้ เพราะดูแล้วจะเป็นคนกลางที่สุด ไม่ได้แตะงานที่ทำ ก็จะไม่สามารถเผลอ (หรืออยากที่จะเผลอ) comment หรือออกความเห็นได้ เป็นการฝึกทักษะการเป็นคนกลางที่ดีมาก (และยากมากไปพร้อมๆ กัน)

Retrospective มี 5 stages ดังต่อไปนี้

  1. Setting the stage: คือการที่ปรับอารมณ์ทุกคน ชวนเข้ามากระบวนการของการทำ Retrospective ให้ทุกคนเปิดใจว่าเรากำลังจะเริ่มละนะ ท่าประจำที่ทีมเราทำคือ One word feeling คือให้คิดว่าทาง sprint ที่ผ่านมา เรารู้สึกยังงัย คนที่เป็น facilitator ก็จะถามให้คนทั้งทีมลองคิดดู ชักชวนให้คิดว่าที่ผ่านมารู้สึกยังงัย เป็นงัยบ้าง ลองสรุปมาเป็นความรู้สึกหนึ่งคำ แล้วแปะ postit ดู ก็อาจจะถามให้บางคนพูด เพราะถ้าเค้าพูดตอนนี้ก็แปลว่าทั้ง session เค้าก็น่าจะกล้าพูด จริงๆ มันก็มีหลายๆ ท่า พวกเราก็ยังไม่ค่อยได้ลอง set stage ท่าอื่นเหมือนกัน เพราะ scrum master นี่แหละที่ไม่ได้หาท่าใหม่ๆ เลย ฮ่าๆ (เด๋วจะรอดูว่า facilitator คนไหนจะมีท่าเด็ด)
  2. Gather Data:  คือกระบวนการรวบรวมข้อมูล ลงไปดูในรายละเอียดเก็บ feedback จริง ท่าที่เราทำบ่อยๆ ก็ ให้แปะ postit แต่ละ idea แล้วแปะลงไปในช่อง good / bad / try ก็ให้เวลาคิดคนละ 5 นาที แปะเลย 1 idea ต่อ 1 postit ภายใน 5 นาที แปะกี่ใบก็ได้ ให้มากสุด 2000 ใบ (เอาดิถ้ามันแปะกันไหว) ภายในเวลาที่กำหนดนะ และจริงๆ ก็มีอีกหลายๆ ท่าเลยเพื่อจะ Gather Data ปกติก็จะไปบอกมาจาก http://www.funretrospectives.com อยากได้ผลแบบไหน ก็เลือกเอาที่ชอบ แต่ละท่าจะบอกวิธีการทำไว้ให้ สะดวกมากๆ และอ่านง่ายด้วย
  3. Generate insights: พอเราได้ข้อมูล เราก็เริ่ม discuss และลองจัดกลุ่ม idea ที่คล้ายๆ กันไว้ด้วยกัน ทั้งหมดนี้มาจากการที่เราถามคนเข้าฟัง ว่าเค้าคิดยังงัย อันไหนไม่เคลียร์ให้อธิบาย อยากจัดกลุ่มอะไรไว้กับอะไร เป็นต้น กระบวนการนี้ค่อนข้างจะใช้เวลาหน่อย ก็พยายามจับเวลาเป็น time-box ไว้ละกัน ต้องดูรวมๆ ว่าเรามีเวลาเท่าไหร่ แล้วก็แบ่งว่าจะใช้ตรงไหนเท่าไหร่ ถ้าทีมไหนมี sprint ที่เรื่องเยอะ drama พอดี ก็อาจจะต้องมีเวลาเพิ่ม ฮ่าๆ
  4. Decide what todo: พอเราได้คุยกันถึงแต่ละ idea ก็อาจจะมาโหวตเอาอันที่ชอบที่สุด 3 อันดับ โดยท่าที่เราชอบใช้ ก็ให้แต่ละคน กด like อันที่ชอบ แล้วก็มาดูว่า เพื่อจะทำให้เกิดสิ่งนี้ เราจะทำ action อะไร ก็จะได้เป็น goal ที่เราจะทำร่วมกันใน sprint หน้า แล้วเราก็ค่อยมาติดตามผลของสิ่งที่เราจะทำใน retrospective ครั้งถัดไป *สำคัญมาก* ที่เราต้อง follow up ร่วมกัน
  5. Closing the retrospective: รู้สึกผิดจังเลยไม่ค่อยได้ทำนะข้อนี้ ฮ่าๆ มันคือการจบ retrospective อย่างสวยงาม ท่าที่คนชอบใช้กันคือ การทำ Appreciations ให้เราพูดขอบคุณคนในทีม วนๆ กันไป เพื่อให้ทุกคนปิดมันแบบดี รู้สึกดีต่อกัน จะได้คิดบวกและอยากมา retro ครั้งหน้าร่วมกันอีก

ลองอ่านดูนะจ้ะ สำหรับคนที่ไม่เคย facilitate retrospective หวังว่าจะมีประโยชน์ อย่าลืมว่า การเป็น facilitator คือการที่แค่ช่วยให้คนได้คุยกัน ออกความเห็นกัน อย่าไปเผลอออกความเห็นอะไรล่ะ เพราะเราเป็นแค่คนกลาง ไม่ได้เกี่ยวกับที่เค้าคุยกันเลย (แอบยากเนาะถ้าเราเป็นทีมเดียวกันทำงานด้วยกันมานาน มันก็แบบคันปาก และเผลอไปเผือกกะเค้าบ่อยๆ) ฝึกบ่อยๆ ค่อยๆ ชิน #บอกตัวเองด้วย #ปลวก